Skan faktury równoważny fakturze elektronicznej (IPTPP4/443-863/12-4/BM)

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.) oraz § 2 i § 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z dnia 18 grudnia 2012 r. (data wpływu do Izby Skarbowej w Łodzi 21 grudnia 2012 r.), uzupełnionym pismem z dnia 11 marca 2013 r. (data wpływu 14 marca 2013 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w drodze email oraz uznania jako faktury VAT faktury wystawionej w formie papierowej, przesłanej następnie w formacie PDF jako skan – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 21 grudnia 2012 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w drodze email oraz uznania jako faktury VAT faktury wystawionej w formie papierowej, przesłanej następnie w formacie PDF jako skan.

Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 11 marca 2013 r. w zakresie doprecyzowania stanu faktycznego oraz postawienia pytania.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie produkcji towarów z tworzyw sztucznych, wielkość produkcji oraz jej zakres sprawiają, iż dla usprawnienia kontaktów z dostawcami zamierza wprowadzić rozwiązanie, w którym faktury zakupu i sprzedaży będą przesyłane i odbierane w formie PDF w drodze mailowej.

W piśmie z dnia 11 maca 2013 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku, Wnioskodawca zaznaczył, iż skierowany wniosek o interpretację nie dotyczy wystawiania faktury w drodze elektronicznej, ich przesyłania w drodze elektronicznej i nie dotyczy przechowywania faktur w drodze elektronicznej. Z treści wniosku tj. części dot. opisu jak i stanowiska wnioskodawcy wynika, iż faktury będą wystawiane w formie papierowej tzn. drukowane z narzędzia informatycznego w formie papierowej a następnie skanowane i w formacie PDF otrzymywane od kontrahenta oraz wysyłane kontrahentom. Treść tego stanu wynika również z postawionych pytań w których wyraźnie wskazano taki sposób postępowania.

Mając na uwadze powyższe Wnioskodawca udzielił następujących wyjaśnień:

  1. Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT.
  2. Spółka w formie pisemnej udzieli akceptacji Kontrahentom – wystawcom faktur w formie papierowej i przesyłania ich pocztą elektroniczną – w zakresie takiego przesyłania faktur, pomimo iż do takich faktur wysyłanie zgody nie jest potrzebne, ponieważ nie są one fakturami elektronicznymi a jedynie fakturami wysyłanymi drogą elektroniczną.
  3. Spółka w formie pisemnej uzyska akceptację od Kontrahentów – odbiorców faktur w formie papierowej i przesyłania ich pocztą elektroniczną – w zakresie takiego przesyłania faktur, pomimo iż do takich faktur otrzymanie zgody nie jest potrzebne, ponieważ nie są one fakturami elektronicznymi a jedynie fakturami wysyłanymi drogą elektroniczną.
  4. Faktury wystawione w formie papierowej, przeniesione skanem do formatu PDF a następnie przesłane do klienta lub od klienta odebrane pocztą elektroniczną e-mail zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
  5. Zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami sporządzonymi w formie papierowej a następnie skanowane do pliku PDF i wysyłane pocztą elektroniczną email dokumentują zakupy towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.
W związku z powyższym zadano następujące pytanie (pytanie nr 2 ostatecznie sformułowane w piśmie z dnia 11 marca 2013 r.).
  1. Czy faktury wystawione w formie papierowej a następnie otrzymane w drodze email stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego z tych faktur…
  2. Czy fakt wystawienia kontrahentowi faktury w formie papierowej i przesłania jej pocztą elektroniczną w formacie PDF jako skanu pozwala na uznanie tej faktury jako faktury VAT i zaliczenie do ewidencji sprzedaży, przy założeniu iż są wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT…

Zdaniem Wnioskodawcy (ostatecznie doprecyzowane w piśmie z dnia 11 marca 2013 r.), faktura taka stanowi podstawę do dokonania odliczenia podatku naliczonego ponieważ wystawiana jest w formie podstawowej czyli papierowej natomiast przesłanie jej następuje w formie emailowej. Natomiast w przypadku faktur sprzedaży są one prawidłowe pod względem formalnym do zaliczenia ich jak faktur sprzedaży.

Poprzez sporządzenie odręcznie lub komputerowo faktur VAT (niebędących fakturami elektronicznymi) dokumentujących dokonane przez Spółkę dostawy towarów i usług, a następnie przesłanie tych faktur odbiorcom faksem lub pocztą e-mail (np. w formacie PDF) – przy czym oryginały faktur będą przez Spółkę drukowane i przechowywane w formie papierowej – Spółka spełni wymóg wystawienia faktury VAT w rozumieniu art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm., dalej – „u.p.t.u.”).

Tym samym, zdaniem Spółki, opisane wyżej faktury są prawidłowe pod względem formalnym do zaliczenia ich jako faktur sprzedaży. Ponadto analogiczny sposób wystawienia faktur przez kontrahenta Spółki i otrzymanie ich email stanowi dla Spółki podstawę do odliczania wykazanego w nich podatku VAT naliczonego (z uwzględnieniem odpowiednich przepisów odnośnie zasad odliczenia podatku VAT naliczonego).

W przypadku otrzymywania przez Spółkę faktur VAT (niebędących fakturami elektronicznymi) wyłącznie za pośrednictwem poczty e-mail (np. w formacie PDF), które następnie będą przez Spółkę drukowane i przechowywane w formie papierowej Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (z uwzględnieniem odpowiednich przepisów odnośnie zasad odliczenia podatku VAT naliczoneg).

Zgodnie z art. 86 u.p.t.u. w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4 (ust. 2 pkt 1 lit. a).

W myśl art. 106 ust. 1 u.p.t.u. podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, póz. 1337 ze zm.) faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Należy wskazać, że kwestie czy sporządzenie odręcznie lub komputerowo faktury VAT, a następnie przesłane pocztą elektroniczną w formie załącznika PDF odpowiadają wymogom zawartym w art. 106 ust. 1 u.p.t.u. jak również czy dopuszczalne jest uwzględnienie w rozliczeniu podatku VAT kwoty podatku naliczonego na podstawie faktur otrzymanych drogą elektroniczną niebędących fakturami w postaci elektronicznej z podpisem elektronicznym, była już przedmiotem rozważań Naczelnego Sądu Administracyjnego w wyroku z dnia 20 maja 2010 roku sygn. akt FSK 1444/09. W powyższym wyroku Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że prawodawca krajowy – expressis verbis – nie wypowiada się w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT co do ewentualnej konieczności wystawiania przez podatników VAT faktur w formie papierowej. W przepisie tym prawodawca w ogóle nie wypowiada się co do formy faktury. Analiza językowa tego przepisu nie stoi na przeszkodzie konstatacji, że faktury mogą być wystawiane również w formie innej niż papierowa. W szczególności należy uznać, że posłużenie się przez ustawodawcę wyrażeniem „wystawia” nie ogranicza zakresu normowania wskazanego przepisu do faktur w formie papierowej.

Spór co do tego, czy użyte przez prawodawcę pojęcie wystawienia faktury odnosi się jedynie do jej sporządzenia, czy też obejmuje swym znaczeniem łącznie postrzegany proces sporządzenia faktury i jej przekazania nabywcy, należy rozstrzygnąć na korzyść pierwszego wskazanego stanowiska. Po pierwsze, wskazuje na to analiza leksykalna. Termin „wystawić” posiada wiele znaczeń, lecz na użytek niniejszej sprawy oznacza „sporządzić, wypisać dokument, rachunek” (Słownik języka polskiego, red. M. Szymczak, Warszawa 1981). W tym samym słowniku termin „przesłać” oznacza „posłać, wysłać coś dokądś; dostarczyć, przekazać”. Po drugie, wskazuje na to treść pozostałych jednostek redakcyjnych 106 u.p.t.u. Przykładowo w art. 106 ust. 7 ustawodawca posługuje się tym pojęciem w odniesieniu do faktur wewnętrznych które są wystawiane w jednym egzemplarzu i nie są przekazywane nikomu przez wystawcę. Z kolei w art. 106 ust. 10 u.p.t.u. prawodawca upoważnia ministra właściwego do spraw finansów publicznych do określenia w drodze rozporządzenia sposobów i warunków „wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej”.

Z powyższego wynika zatem, że ustawodawca odróżnia wystawienie (sporządzenie) faktury i jej przekazanie (wręczenie odbiorcy, przesłanie). Przechodząc do dalszej części rozważań należy zwrócić uwagę, że w obrocie gospodarczym mogą wystąpić sytuacje, w których podatnik VAT dokonujący czynności opodatkowanych zarówno sporządza, jak i przesyła nabywcy faktury w formie elektronicznej, które następnie są przechowywane przez obie strony w tej samej formie (bez przenoszenia ich treści na dokument w formie papierowej). Mogą również wystąpić takie sytuacje, w których podatnik sporządza i przesyła faktury w formie niepapierowej, ale są one przy tym – przez obie strony transakcji – drukowane i przechowywane w formie papierowej, a nie elektronicznej. Analiza treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej wyraźnie wskazuje, że prawodawca wprost uregulował w tym akcie prawnym, tylko pierwszą ze wskazanych sytuacji. Dowodzi tego m.in. treść § 6 ust. 5 rozporządzenia: „Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.” Zdecydowanie należy zatem uznać, że wskazane rozporządzenie expressis verbis nie odnosi się do faktur, które są sporządzane i przekazywane w formie elektronicznej, a następnie drukowane i przechowywane w formie papierowej. Tymczasem wniosek Skarżącej o wydanie indywidualnej interpretacji prawa podatkowego w rozpatrywanej sprawie, a także spór jaki na tle tego wniosku wywiązał się pomiędzy podatnikiem a organem dokonującym interpretacji, odnosił się do sytuacji drugiego typu. Należy zauważyć, że przepisy krajowe dotyczące faktur elektronicznych są oparte na przepisach Dyrektywy 2006/112/WE. Zgodnie z art. 232 Dyrektywy, faktury mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną. Natomiast w myśl art. 233 ust. 1 Dyrektywy 2006/112/WE, Państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu zaawansowanego podpisu elektronicznego lub za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI). Jednocześnie zgodnie z tym przepisem, faktury mogą być również przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie. Z kolei zgodnie z art. 234 Dyrektywy 2006/112/WE, państwa członkowskie nie mogą nakładać na podatników dostarczających towary lub świadczących usługi na ich terytorium żadnych innych obowiązków ani formalności związanych z przesyłaniem lub udostępnianiem faktur drogą elektroniczną.

Z łącznej analizy powyższych przepisów Dyrektywy 2006/112/WE wynikają dwa wnioski:

  1. Państwa członkowskie mogą dopuścić – jako inną metodę – przesyłanie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej bez wykorzystania żadnej z dwóch wskazanych w art. 233 ust. 1 metod, w tym bez konieczności posłużenia się zaawansowanym podpisem elektronicznym (art. 233 ust. 1 zdanie 2 Dyrektywy).
  2. Państwa członkowskie nie mogą ograniczać możliwości sporządzania i przesyłania faktur w formie elektronicznej wyłącznie do sytuacji, w których również przechowywanie tych faktur będzie następowało w formie elektronicznej (art. 234 Dyrektywy).

Odnosząc powyższe rozważania do wskazanych wyżej dwóch typów sytuacji, jakie mogą występować w obrocie gospodarczym, należy zatem z jednej strony stwierdzić, że w świetle prawa wspólnotowego podatnicy powinni mieć w prawodawstwie krajowym zagwarantowaną możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej, bez przechowywania ich w tej samej formie, z drugiej strony natomiast, krajowe rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych (przy braku innych regulacji w tym zakresie) wprost reguluje wyłącznie sytuacje, w których zarówno sporządzenie, jak i przesłanie oraz przechowywanie tych faktur następuje w formie elektronicznej. Naczelny Sąd Administracyjny w powołanym powyżej wyroku stwierdził, że powyższy stan rzeczy może sugerować niezgodność prawa krajowego z prawem wspólnotowym, możliwe jest jednak dokonanie takiej wykładni przepisów prawa krajowego, która nie będzie skutkowała niezgodnością przepisów krajowych z przepisami Dyrektywy 2006/112/WE w omawianym zakresie. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego wprawdzie należy przyjąć, że ustawodawca wprost uregulował – jako wymagające pod tym względem wyraźnej prawnej interwencji – jedynie sytuacje, w których zarówno sporządzanie, jak i przesyłanie oraz przechowywanie faktur będzie następowało w formie elektronicznej, jednakże odnośnie drugiego typu sytuacji można dokonać wykładni prowspólnotowej, tzn. uznać a contrario, że również one zostały uregulowane, tyle że w odmienny sposób. O ile bowiem w przypadku faktur wystawianych, przekazywanych i przechowywanych w formie elektronicznej prawodawca wprost wysłowił wymóg zaopatrzenia tych faktur w bezpieczny podpis elektroniczny lub zabezpieczenia ich poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), o tyle w drugiego typu sytuacjach ustawodawca nie wymaga żadnej z tych dwóch metod uwierzytelniania autentyczności pochodzenia faktur i integralności ich treści.

Prowspólnotowa wykładnia prowadzi zatem z jednej strony do wniosku, że prawodawca krajowy uregulował kwestię wystawiania i przekazywania faktur w formie elektronicznej, bez konieczności ich przechowywania w tej samej formie, tyle że nie uczynił tego wprost, z drugiej zaś strony wskazuje, że skoro w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej wprowadzono wymóg ich kwalifikowanego uwierzytelnienia, to – a contrario – w przypadku faktur elektronicznych nieprzechowywanych w tej formie, wymóg taki nie istnieje, w przeciwnym razie byłby bowiem wprost wyrażony.

Na poparcie powyższego wywodu należy wskazać na dwie kwestie. Po pierwsze, normą prawną jest nie tylko norma postępowania wprost wysłowiona w przepisach prawnych, ale również norma, którą – przy zastosowaniu reguł inferencji (np. reguł wnioskowania a contrario) – można wywnioskować z norm wprost wysłowionych. Po drugie, sądy krajowe – tak daleko jak jest to możliwe, a więc w przypadku gdy nie kłóci się to z wyraźnym językowym znaczeniem tekstu prawnego i gdy nie prowadzi do rezultatów contra legem – są zobowiązane do dokonywania prowspólnotowej (prounijnej) wykładni prawa krajowego.

Konsekwencją wstąpienia Rzeczypospolitej do Unii Europejskiej jest bowiem przyjęcie całego acquis communautaire (wspólnotowego dorobku prawnego), a wykładnia prowspólnotowa pozwala na pełniejszą realizację obowiązków z tym związanych. Za rozstrzygnięciem wspieranym przez wykładnię prowspólnotową przemawiają również względy racjonalności i sprawności funkcjonowania obrotu gospodarczego, a także postępu technologicznego oraz upowszechnienia się elektronicznych środków komunikacji oraz przesyłania danych.

Posługiwanie się fakturami przekazywanymi w formie elektronicznej (email) znacznie przyspiesza obrót gospodarczy oraz pozwala na pewne oszczędności. Posługiwanie się takimi fakturami, drukowanymi przez strony transakcji na papierze i w tej formie przechowywanymi, nie zmniejsza przy tym bezpieczeństwa obrotu prawnego w porównaniu z sytuacją, w której faktury od samego początku mają postać papierową i w takiej formie są przekazywane nabywcy. Z kolei uzasadnione jest takie rozumienie przepisów prawnych, zgodnie z którym faktury przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej powinny być dodatkowo zabezpieczone w celu zagwarantowania autentyczności ich pochodzenia oraz integralności ich treści.

Racjonalne jest bowiem odmienne uregulowanie oraz wprowadzenie dodatkowych wymogów autoryzacyjnych w przypadku faktur stwarzających większe zagrożenie dla pewności i autentyczności tego obrotu, tzn. faktur nie tylko sporządzanych i przekazywanych, ale również przechowywanych w formie elektronicznej.

W świetle powyższego należy zauważyć, iż faktury otrzymane drogą elektroniczną stanowią podstawę do odliczenia podatku naliczonego a faktury sprzedaży wysyłane drogą emailową są prawidłowe pod względem formalnym do ujęcia ich w ewidencji sprzedaży.

Faktury wystawione przez wnioskodawcę dokumentujące sprzedaż towarów bądź usług są fakturami dokumentującymi wykonane czynności opodatkowane podatkiem VAT. Tym samym stanowią one dokumentu które muszą być ujęte w rejestrach sprzedaży. Fakt przesłania faktury drogą elektroniczną nie może przesądzać o prawidłowości faktury. Podkreślić należy, iż zdaniem Wnioskodawcy takie faktury muszą być ujęte w ewidencji sprzedaży bez względu na sposób doręczenia faktury odbiorcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Stosownie do art. 88 ust. 4 ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 20 (niewystępujących w przedmiotowej sprawie).

Z powyższego wynika, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje – w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy – w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Na mocy art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

  1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
  2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
  3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem, obowiązujące od dnia 1 kwietnia 2011 r., które określa szczegółowe zasady wystawiania faktur VAT, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

Przepis § 4 ust. 1 rozporządzenia wskazuje, iż zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami „FAKTURA VAT”.

Stosownie do przepisu § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Na mocy § 19 ust. 2 rozporządzenia, przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – § 21 ust. 1 rozporządzenia.

W odróżnieniu od faktur tradycyjnych faktury przesyłane drogą elektroniczną sporządza się w jednym egzemplarzu który jest przesyłany nabywcy, a jednocześnie zachowany w dokumentacji sprzedawcy.

Stosownie do § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

  1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
  2. łatwe ich odszukanie;
  3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury – § 21 ust. 3 rozporządzenia.

W myśl § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność sposobu przechowywania kopii faktury, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej. Zatem otrzymanie faktur wystawionych w formie papierowej tzn. drukowanych z narzędzia informatycznego w formie papierowej a następnie skanowanych i w formacie PDF otrzymywanych od kontrahenta jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie papierowej, o ile zostaną przesłane zgodnie z warunkami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwanym dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych. Wymienione rozporządzenie zostało wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy. W rozporządzeniu określone zostały zasady sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub kontroli skarbowej faktur przesyłanych tą drogą.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej „akceptacją”.

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Natomiast w pkt 2 ww. przepisu wskazano, iż przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Stosownie do § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż faktura może być sporządzona i wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej, lecz przy zachowaniu metod wymienionych w ww. przepisach.

Przesyłanie faktury w drodze email w formacie PDF niewątpliwie jest elektronicznym przekazem treści tego dokumentu. W związku z tym, faktury takie muszą spełniać wymogi określone we wskazanym rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r., ponieważ rozporządzenie określa m.in. sposoby i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Przesyłane i odbierane w formie elektronicznej faktury, muszą posiadać co najmniej gwarancję niekwestionowanej autentyczności pochodzenia tych dokumentów od firmy (osoby), która je wystawiła oraz gwarancję integralności (nienaruszalności) zawartości ich treści.

Zatem w świetle obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest doręczenie faktury kontrahentowi z wykorzystaniem drogi elektronicznej, jednak z zachowaniem wymogów określonych w rozporządzeniu w sprawie faktur elektronicznych.

Analiza wyżej powołanego art. 106 ust. 1 ustawy prowadzi do wniosku, że ustawodawca w przepisie tym w ogóle nie wypowiada się co do formy faktury. W szczególności należy uznać, że posłużenie się przez ustawodawcę wyrażeniem „wystawia” nie ogranicza zakresu normowania wskazanego przepisu do faktur w formie papierowej. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nakazują podatnikom wystawiać faktury, dokumentujące czynności opodatkowane, jeżeli takie wykonują. Jakkolwiek nie zostałoby zinterpretowane pojęcie „wystawiać” na pewno oznacza ono sporządzenie dokumentu na użytek kontrahenta – odbiorcy towaru lub usługi, co ma znaczenie przede wszystkim ekonomiczno-finansowe, ale również, w kontekście cytowanej ustawy, podatkowe. Sporządzenie takiej faktury polega na ujęciu w dokumencie o tej nazwie niezbędnych danych, oznaczonego zobowiązania cywilnego o charakterze wzajemnym dla jego kontrahentów.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż wielkość produkcji oraz jej zakres sprawiają, iż dla usprawnienia kontaktów z dostawcami Wnioskodawca zamierza wprowadzić rozwiązanie, w którym faktury zakupu i sprzedaży będą przesyłane i odbierane w formie PDF w drodze mailowej. Spółka w formie pisemnej udzieli akceptacji Kontrahentom – wystawcom faktur w formie papierowej i przesyłania ich pocztą elektroniczną – w zakresie takiego przesyłania faktur. Wnioskodawca w formie pisemnej uzyska akceptację od Kontrahentów – odbiorców faktur w formie papierowej i przesyłania ich pocztą elektroniczną – w zakresie takiego przesyłania faktur. Faktury wystawione w formie papierowej, przeniesione skanem do formatu PDF a następnie przesłane do klienta lub od klienta odebrane pocztą elektroniczną e mail zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Zakupy towarów i usług udokumentowane fakturami sporządzonymi w formie papierowej, a następnie skanowane do pliku PDF i wysyłane pocztą elektroniczną email, dokumentują zakupy towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Biorąc pod uwagę opis sprawy stwierdzić należy, iż otrzymywane przez Zainteresowanego faktury VAT w drodze email, a zatem drogą elektroniczną, będą spełniały warunki wynikające z powołanych przepisów rozporządzenia. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania prawa do odliczenia podatku naliczonego względem faktury otrzymanej w formie papierowej czy elektronicznej, jednakże w świetle przytoczonych powyżej przepisów, aby otrzymana w formie elektronicznej mogła zostać uznaną za dokument stanowiący możliwość odliczenia podatku naliczonego musi ona zostać otrzymana w sposób i w formie zapewniającej jej autentyczność, integralność i czytelność.

W świetle obowiązujących przepisów otrzymywanie faktur pocztą elektroniczną jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej.

W związku z powyższym, w przypadku wypełnienia wszystkich przewidzianych w ww. przepisach prawa wymogów, w szczególności zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach otrzymywanych od kontrahenta w formie elektronicznej, dokumentujących sprzedaż na rzecz Spółki towarów lub usług – zgodnie z art. 86 ust. l ustawy – w zakresie w jakim nabywane towary lub usługi będą wykorzystywane przez nią do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych z art. 88 ustawy.

Uwzględniając powyższe w kontekście przedstawionego opisu stanu faktycznego stwierdzić należy, iż wystawienie faktury w formie papierowej i przesłanie jej pocztą elektroniczną w formacie PDF jako skanu nie pozostaje w sprzeczności z zasadami wystawiania faktur wynikającymi z art. 106 ust. 1 ustawy oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360). A zatem, skoro – jak wskazano we wniosku – wystawione faktury zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści, a poza tym są wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT, to takie faktury stanowią faktury VAT, które winny być wykazane w ewidencji sprzedaży.

Podkreślić jednak należy, iż wbrew stanowisku Wnioskodawcy, udzielenie akceptacji kontrahentowi oraz uzyskanie od kontrahenta akceptacji, co do przesyłania faktur w formie elektronicznej, jest jednym z warunków, których spełnienie jest niezbędne do takiego sposobu przesyłania faktur.

Pomimo powołanej przez Wnioskodawcę innej argumentacji, niż wskazana w niniejszej interpretacji, to jednak Wnioskodawca wywiódł prawidłowe skutki prawne. Zatem oceniając całościowo stanowisko Wnioskodawcy należało uznać je za prawidłowe.

Wskazuje się, iż faktycznej oceny wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te – jak wskazano wyżej – nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe.

Podkreśla się także, iż tutejszy Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie takiego postępowania.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Informuje się, iż od 1 stycznia 2013 r., sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej, reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *